twitterlogo facebook logo instagram youtube icon

v welkombijhetuc5 kl

algemeen kl

v welkombijhetuc5 kl

algemeen kl

twitterlogo facebook logo instagram youtube icon

Een jaar voor en achter de schermen: het draaiboek in vogelvlucht

Men hoort het wel eens in oktober of november: “Zijn jullie nu al met de Vierdaagse bezig. Dat is toch pas in juli?” Weinig mensen hebben enig besef van wat er zich het hele jaar door achter de schermen afspeelt. Dat is ook niet nodig. Evengoed wordt er ook na juli gewoon doorgewerkt, ook al is de Wedren dan weer gewoon een parkeerplaats.

Augustus is de rustigste maand van het jaar. De burelen zijn een paar weken gesloten en de vaste medewerkers kunnen hun zorgen en inspanningen tijdelijk van zich afzetten.
Na de zomer, in september en oktober wordt de volgende editie langzaamaan weer op rails gezet. Dat begint met interne en externe evaluaties. Intern: het bestuur en de Hoofden van Dienst komen bijeen. Maar er wordt ook nagepraat met de gemeenten, defensie, de politie, mediapartners, het Rode Kruis, de sponsoren, de burgemeesters van de doortochtgemeenten en andere partijen die gelieerd zijn aan de organisatie. Daarnaast zijn er de reacties van de wandelaars die verzameld en gerubriceerd worden. Van al deze gesprekken worden rapporten gemaakt. De rode draad van deze evaluaties is: hoe is het gegaan en wat kan er volgend jaar beter. De rapporten leiden tot de formulering van verbeterpunten. Aan de hand van die verbeterpunten worden al dan niet maatregelen getroffen.

De drukste periode van het jaar

De periode tot januari is een periode van administratieve voorbereiding, met tal van overleggen en vergaderingen. Voor 1 maart moeten alle aanvragen voor vergunningen bij de twaalf gemeenten gedaan zijn. Dit betekent dat alle routes vastgesteld moeten zijn, alle voorzieningen langs de routes nauwkeurig naar plaats en omvang zijn vastgesteld, de Wedren op papier is ingedeeld en de regelgeving voor het komend jaar is vastgesteld. In deze periode start ook de werving voor het personeel van de Centrale Administratie en wordt de begroting opgesteld. In januari staat de route vast, is de website up to date en zijn alle medewerkers van het Uitvoerend Comité per brief uitgenodigd voor de aanstaande editie.

Voor de organisatie breekt na de jaarwisseling de drukste periode van het jaar aan. Met in januari de voorbereidingen voor de inschrijving en het inwerken van het kersverse personeel dat de CA komt versterken. Een maand later start de inschrijving. Intussen wordt al het drukwerk, waaronder certificaten, voorbereid. In de eerste week van april wordt het Uitvoerend Comité, het voltallige legioen aan vrijwilligers tijdens de Vierdaagse, definitief vastgesteld. Wanneer de stof die de loting in maart heeft op doen waaien langzaam is komen te liggen, breekt er een periode van relatieve rust aan. Het is dan nog een kwestie van puntjes op de i zetten. Op 1 juni wordt gestart met de bouw van kamp Heumensoord.

De opbouw van de Wedren

In de derde week van juli is de Wedren een kolkend feestplein: het kloppend hart van de Vierdaagse waar eens per jaar wandelaars, bestuursleden en honderden vrijwilligers bezit nemen van het plein. Voor bijna iedereen is het met tenten bebouwde minidorpje een reusachtig terras een vanzelfsprekendheid. Maar niet voor de Facilitaire Dienst. Die zorgt voor alle voorbereidingen, de opbouw, het toezicht en het afbreken van alles dat in het dagelijkse leven niet op de Wedren thuishoort. Maar ook voor hekwerken, een communicatienetwerk, mobiel sanitair en de elektriciteitsvoorziening. De voorbereidingen beginnen rond januari met de eerste overleggen. Geleidelijk aan komen alle puzzelstukjes op hun plaats terecht, met als apotheose de week van de opbouw. De volgorde van de bouw is essentieel. Dubbel werk in zo’n korte tijdsspanne is vloeken in de kerk. Dat geldt ook voor het afbreken volgens het principe last in first out.

Toezicht

De gemeente Nijmegen houdt streng toezicht op de bouw en op alles wat los en vast zit. En op de groenvoorziening in het Julianapark; waar mag welke tent staan? Water- en elektriciteitsputten moeten te allen tijden vrij gehouden zijn voor de brandweer. De jaarlijkse bezoeker ziet nauwelijks verschillen. Toch zijn al dit soort zaken telkens weer een ‘point of interest’. Regels zijn regels en die moeten nageleefd worden. Met de drama’s in Volendam en Enschede nog in het geheugen is Bouw & Woningtoezicht, de Brandweer en de Nederlandse Waren Autoriteit strenger geworden met het verstrekken van vergunningen en het toezicht op de naleving daarvan.

Lees verder:

Welkom bij het Uitvoerend Comité
Willen is kunnen
Het grootste evenement ter wereld: toen en nu
De kurk waar de organisatie op drijft
Een jaar voor en achter de schermen: het draaiboek in vogelvlucht
6 De noodzaak en het belang van samenwerking
De organisatie: het bestuur en haar diensten

Disclaimer | Cookies | 2019 © Vierdaagse