Privacyreglement Vierdaagse 2010

Artikel 1

Aan de in dit reglement gebruikte begrippen komt de volgende betekenis toe.
1. Persoonsgegevens: de ten behoeve van de inschrijving door de deelnemer verstrekte gegevens, voor zover die voor de inschrijving worden opgevraagd, betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
2. De wet: de Wet van 6 juli 2000, houdende regels inzake de bescherming van persoonsgegevens (Stb. 2000, 302).
3. Bestuur: het bestuur van de Stichting Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen.
4. Deelnemer: degene die per post of via de inschrijfmodule van de website aan het bestuur blijk geeft van de wens tot inschrijving voor deelname aan de Vierdaagse en waarvan deelname wordt geaccepteerd of wiens deelname door uitloting niet mag worden geaccepteerd.
5. Loopnummer: het aan de ingeschreven individuele deelnemer toegekende nummer waarmee door de Centrale Administratie een relatie wordt gelegd met de persoonsgegevens.
6. Inschrijving: de verwerking van de gevraagde gegevens op de vastgestelde wijze van een deelnemer ten behoeve van deelname aan de Vierdaagse.
7. Centrale Administratie: Orgaan dat onder verantwoordelijkheid van het bestuur de persoonsgegevens verwerkt of door een door het bestuur aangewezen verwerker doet verwerken.
8. Portretrecht: Het recht als bedoeld in de Auteurswet 1912.
9. Gegevensdrager: drukwerk, foto, film, video, cd-rom, dvd, dan wel ieder ander medium dat dient om gegevens op te slaan en over te dragen, welke gegevens leiden tot herkenning van een beeltenis van het gelaat van een deelnemer tijdens de Vierdaagse vervaardigd.

Deel 1 Bescherming persoonsgegevens

Artikel 2

1. De persoonsgegevens worden door het bestuur in overeenstemming met de wet en met inachtneming van het recht van iedere deelnemer op bescherming van zijn privacy op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, uitsluitend met het doel om de inschrijving van en de deelname aan de Vierdaagse te bevorderen, ter controle en ter handhaving van de naleving van de reglementen, en ter toekomstige handhaving van het Reglement Afstanden en Beloningen.
2. De persoonsgegevens worden niet (verder) verwerkt op een wijze die niet verenigbaar is met het doel waarvoor zij zijn verkregen.

Artikel 3

1. Het verwerken van de persoonsgegevens voor journalistieke, historische, wetenschappelijke en/of statistische doeleinden, welke in directe relatie staan met de Vierdaagse, en geheel of gedeeltelijk geschieden onder verantwoordelijkheid van het bestuur, is toegestaan.
2. Het bestuur geeft in gevallen in dit artikel bedoeld blijk van een beoordeling in de zin van artikel 9 lid 2 van de wet.
3. Op het verwerken van persoonsgegevens voor journalistieke doeleinden is artikel 3 van de wet van toepassing.

Artikel 4

1. Het bestuur neemt dusdanige technische en organisatorische maatregelen dat de persoonsgegevens afdoende zijn beveiligd tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
2. Het bestuur bevordert hetgeen in het vorige lid is bepaald eveneens ingeval bij de verwerking een externe verwerker is betrokken.

Artikel 5

1. Het bestuur ziet erop toe dat de persoonsgegevens niet langer worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de deelnemer te identificeren, dan noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de Regeling Afstanden en Beloningen, het Limiteringsprotocol en/of om uitvoering te geven aan hetgeen is bepaald in artikel 3.

Artikel 6

1. Tot de persoonsgegevens hebben uitsluitend toegang degenen die daartoe door het bestuur zijn aangewezen.
2. Zij nemen bij de kennisneming van de persoonsgegevens een geheimhouding in acht, behoudens ieders verantwoordelijkheid voor de wet.

Artikel 7

1. De Centrale Administratie treft de nodige maatregelen opdat de persoonsgegevens juist en nauwkeurig worden verwerkt. Daartoe kan zij (afschriften van) authentieke akten of andere bewijsdocumenten aan de deelnemer verzoeken.
2. De Centrale Administratie draagt zorg ervoor dat in de periode tussen inschrijving en de aanmeldingsdag, voorafgaand aan de start van de Vierdaagse, alleen aan haar en de deelnemer zelf het loopnummer bekend is, opdat alleen de deelnemer zelf kan beschikken over het vermogen dit aan derden kenbaar te maken.
3. Informatieverschaffing met betrekking tot loopnummers aan derden geschiedt alleen onder verantwoordelijkheid van het bestuur en geschiedt uitsluitend op een wijze die niet leidt tot het bekend worden van andere achterliggende persoonsgegevens dan de geslachtsnaam van de deelnemer, behoudens de verantwoordelijkheid van het bestuur voor de wet, alsmede ingeval van zodanige calamiteit dat een deelnemer met spoed dient te worden getraceerd.

Artikel 8

1. De deelnemer verleent door de inschrijving op de formulieren die door het bestuur zijn vastgesteld ondubbelzinnig toestemming voor het verwerken van de beschikbaar gestelde gegevens in overeenstemming met het doel van de verwerking.
2. De deelnemer kan, niettegenstaande zijn eerdere toestemming, bij het bestuur gemotiveerd bezwaren kenbaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens.
3. De deelnemer heeft het recht om overeenkomstig het bepaalde in artikel 35 van de wet te vernemen welke persoonsgegevens van hem zijn verwerkt, alsmede overeenkomstig artikel 36 wijziging of schrapping te verzoeken.
4. De schrapping geldt niet voor de persoonsgegevens waarover het bestuur moet beschikken teneinde de reglementen adequaat te kunnen toepassen.

Artikel 9

1. Voorzover de uitvoering van de Beleidsregels Dispensatie de deelnemer dwingt tot het kenbaar maken van gegevens over zijn gezondheid, is artikel 21 van de wet op (de verwerking van) die gegevens van toepassing.
2. Het in het vorige lid bepaalde geldt ook ingeval van de deelnemer gegevens over de gezondheid worden gevraagd ten behoeve van hulpverlening tijdens de Vierdaagse door het Nederlands Rode Kruis, de medische dienst van de Vierdaagse en/of het Nederlands Genootschap voor Sportmassage, dan wel een andere door het bestuur aangewezen organisatie voor gezondheidszorg.
3. Het registreren van persoonsgegevens op basis van het Diskwalificatiereglement en het Dopingreglement is toegestaan, voor zover dat uit het doel van de beide reglementen (daaronder begrepen de tenuitvoerlegging van eventuele tuchtrechtelijke straffen en/of maatregelen) voortvloeit.

Artikel 10

1. Het bestuur stelt de persoonsgegevens van de deelnemer in beginsel niet beschikbaar aan derden.
2. Het voorgaande lid geldt niet voor die derden, die nauw aan de Vierdaagse zijn gelieerd, de rechtspersoonlijkheid van vereniging hebben en binnen de doelomschrijving van de verwerking van de persoonsgegevens vallen.
3. Het bestuur stelt telkenjare vast welke derden in het vorige artikellid worden bedoeld en geeft daarvan kennis onder mededeling dat daartegen bezwaren bij het bestuur kenbaar kunnen worden gemaakt.
4. Voor zover persoonsgegevens op voet van artikel 17 van het Reglement Vierdaagse aan andere derden beschikbaar worden gesteld, geschiedt dit niet dan nadat de betrokken deelnemer in redelijkheid de gelegenheid is geweest daartegen bezwaren bij het bestuur kenbaar te maken.
5. Ingeval de deelnemer minderjarig is (of anderszins onbekwaam is zijn wil te verklaren) geldt het bepaalde in het voorgaande lid zijn wettelijke vertegenwoordiger(s).

Artikel 11

1. Het bestuur wijst als functionaris voor de persoonsbescherming aan de bestuurder die is belast met de portefeuille juridische zaken.
2. Artikel 63 lid 3 van de wet is op deze functionaris niet van toepassing.
3. Bezwaren als bedoeld in dit reglement worden ingediend bij en behandeld door het bestuur, met dien verstande dat tijdens de week waarin de Vierdaagse wordt gehouden de in lid 1 bedoelde bestuurder is belast met de behandeling van een alsdan ingediend bezwaar.

Artikel 12

1. Artikel 3, (en voorzover toepasselijk) artikel 16 en artikel 29 van het Vrijstellingenbesluit Wet bescherming persoonsgegevens zijn van toepassing.

Deel 2 Bescherming portretrecht

Artikel 13

1. Gegevensdragers welke in opdracht of onder verantwoordelijkheid van het bestuur zijn vervaardigd en voorzover daarin sprake is van een portretrecht van een deelnemer, bedoeld in de Auteurswet 1912, worden door het bestuur slechts in het belang van promotionele of voorlichtende doeleinden van de Vierdaagse aangewend.
2. Het bestuur handelt hierbij ten opzichte van de deelnemer aan wie een portretrecht toekomt naar eisen van redelijkheid en billijkheid.

Artikel 14

1. De gegevensdragers bedoeld in het vorige artikel worden door het bestuur in overeenstemming met de wet en met inachtneming van het recht van iedere deelnemer op bescherming van zijn privacy op behoorlijke en zorgvuldige wijze vervaardigd en verzameld.
2. Het bestuur waarborgt een zorgvuldige behandeling van gegevensdragers waaraan deelnemers geheel of gedeeltelijk portretrechten kunnen ontlenen en geeft blijk ervan op voldoende wijze de belangen van de rechthebbende te hebben afgewogen, (mede) overeenkomstig hetgeen is bepaald in artikel 21 van de Auteurswet 1912 en hetgeen (mede) op basis daarvan uit de rechtspraak van de Nederlandse overheidsrechter blijkt.

Artikel 15

1. De deelnemer verleent op voet van artikel 17 Reglement Vierdaagse door de inschrijving op de formulieren die door het bestuur zijn vastgesteld toestemming voor het gebruik om niet van zijn beeltenis.
2. De deelnemer kan, niettegenstaande zijn eerdere ondubbelzinnige toestemming, bij het bestuur gemotiveerd bezwaren kenbaar maken tegen het gebruik van zijn beeltenis.

Artikel 16

1. Voor zover gegevensdragers op voet van artikel 17 van het Reglement Vierdaagse aan derden beschikbaar worden gesteld, behoudt de betrokken deelnemer in redelijkheid de mogelijkheid daartegen bezwaren bij het bestuur kenbaar te maken.

Artikel 17

1. Artikel 3 lid 1, artikel 10 lid 5 en artikel 11, leden 1 en 3, zijn voor deel 2 van dit reglement van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18

1. Ten aanzien van de militaire deelnemer, behorende tot de Nederlandse krijgsmacht, geldt het bepaalde in artikel 2 lid 3 van de wet ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens.
2. Ten aanzien van de militaire deelnemer van een niet Nederlandse krijgsmacht wordt in acht genomen hetgeen aan toepasselijke niet-Nederlandse wetgeving geldt, voor zover daaraan extranationale werking is toegekend en voorzover die wetgeving niet in strijd is met de hier te lande geldende wetgeving of verdragen.

Deel 3 Bijzondere bepalingen

Artikel 19

1. Ten behoeve van de persvoorlichting stelt het bestuur informatie beschikbaar over bijzondere deelnemers, zoals de jongste mannelijke en vrouwelijke deelnemer, de oudste mannelijke en vrouwelijke deelnemer, al dan niet in voorkomende gevallen op nationaliteit, alsmede over de deelnemers die bijzondere prestaties willen leveren, zoals de deelnemer met de meest volbrachte Vierdaagsen, voor zover dit laatste in redelijkheid onder de aandacht van de pers dient te worden gebracht.
2. Het bestuur treedt voor de Vierdaagse met de bijzondere deelnemer, of diens (wettelijk) vertegenwoordiger in contact, teneinde te vernemen in welke mate betrokkene bescherming van zijn persoonsgegevens en/of portretrecht wenst en op welke wijze het bestuur daarin in redelijkheid kan voorzien.

Artikel 20

1. Deelnemers die om hen moverende redenen menen aanspraak op bescherming van hun persoonsgegevens en/of portretrecht wensen te maken, bedoeld in het vorige artikel, kunnen dit voorafgaande aan de Vierdaagse aan het bestuur kenbaar maken.
2. Het bestuur bevordert in redelijkheid dat aan de wensen van de deelnemer wordt tegemoet gekomen.

Artikel 21

1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.
2. Dit reglement kan worden aangehaald als het Privacyreglement Vierdaagse.